Monitorizar webs de clientes: guía para agencias y freelance
Cómo vigilar de 15 a 300 webs de clientes desde un solo panel: qué comprobar en cada una, quién recibe cada aviso, qué informe le llega al cliente y cómo cobrarlo como mantenimiento.
Para monitorizar webs de clientes cuando ya llevas más de diez, lo que funciona es tenerlas todas en un mismo panel, comprobadas cada minuto desde fuera de su servidor, agrupadas por cliente y con cada aviso dirigido a la persona que lo tiene que arreglar. Así te enteras tú de la caída antes que el cliente. Y el cliente recibe cada semana o cada mes un informe, mejor si lleva tu logo, que enseña que alguien está pendiente de su web.
Aquí va cómo montarlo, tanto si eres freelance con 12 webs como si sois una agencia con 200.
Qué vigilar en cada web de cliente
Con la portada respondiendo no basta. Lo que más disgustos da en el día a día de una agencia acostumbra a ser lo que nadie mira: un certificado que no se renovó, un dominio a nombre del cliente con la tarjeta caducada, una copia de seguridad que lleva semanas sin hacerse.
| Comprobación | Qué te ahorra | Frecuencia |
|---|---|---|
| Disponibilidad (HTTP/HTTPS) | Que el cliente te escriba diciendo que su web no carga | Cada minuto |
| Certificado SSL | La pantalla de «La conexión no es privada» con NET::ERR_CERT_DATE_INVALID | Diaria, con avisos a 30, 14, 7 y 1 día |
| Caducidad del dominio | Que la web y el correo desaparezcan porque nadie renovó | Diaria, con avisos desde 60 días antes |
| PageSpeed | Que un plugin nuevo hunda la velocidad (y los Core Web Vitals) y nadie lo note en un mes | Una vez al día como mínimo |
| Latido (heartbeat) de copias y crons | Descubrir el día que necesitas la copia que no existe | Lo que dure el ciclo de la tarea |
| Puerto TCP o API | Que falle el correo (SMTP, IMAP) o la API de la tienda con la web en pie | Cada minuto |
Si una web vende o capta contactos, vigila a más a más la página que da dinero: el formulario, el carrito o la ficha de producto más vista. En una tienda hay bastante más que mirar, y lo tienes en la guía de monitoreo de tiendas online. Para entender qué porcentaje de disponibilidad es razonable prometer, mira qué es el uptime y cómo se calcula.
Monitoreo web para agencias: cómo organizarlo
- Un grupo por cliente. Si un cliente tiene tres webs (la corporativa, la tienda y un subdominio de reservas), van juntas. Luego los avisos, los informes y las páginas de estado se reparten por grupo, y eso ahorra mogollón de clics.
- Nombres que se entiendan en la pantalla bloqueada del móvil. «Ferretería López · tienda · carrito» se entiende a las tres de la madrugada. «Monitor 37» no.
- Un monitor por cosa. La web, la API del programa de reservas y el SMTP del correo fallan por motivos distintos. Si los mezclas en uno, el aviso no te dice por dónde empezar.
- No lo hagas a mano si vienes de otra herramienta. En WatcherWolf puedes importar todos tus monitores desde UptimeRobot con una API key de solo lectura.
- Alta automática de clientes nuevos. En los planes Agency y Business tienes API REST y servidor MCP: puedes dar de alta los monitores desde tu propio sistema cuando firmas un mantenimiento, o pedírselo a un asistente de IA. La documentación está en /api-docs.
Quién recibe cada aviso, y por dónde
Aquí es donde más se tropieza. O todo va al correo de info@ y nadie lo lee, o todo va al móvil de todos y en dos semanas la gente silencia la aplicación. Lo sano es separar por urgencia.
| Aviso | Canal razonable | Por qué |
|---|---|---|
| Caída y vuelta | Canal del equipo (Slack, Microsoft Teams, Discord o Google Chat) y Telegram o la app en el móvil de quien está de guardia | Hay que actuar en minutos |
| SSL y dominio a punto de caducar | Correo al responsable de la cuenta | Hay días de margen; es una tarea, no una urgencia |
| Anomalías del Guardián | Canal del equipo técnico | Son señales para revisar con calma |
| Cualquiera de los anteriores, hacia tu gestor de tareas | Webhook JSON firmado o n8n (desde Studio) | Para abrir un ticket solo, sin copiar y pegar |
En WatcherWolf cada canal elige qué avisos recibe (caída, vuelta, SSL, dominio y Guardián) y de qué webs o grupos. Con eso puedes mandar las caídas del grupo de un cliente grande a su propio canal de Slack y el resto al canal general. El correo admite de 1 a 10 destinatarios por monitor según el plan.
Dos ajustes que evitan avisos de más:
- Retraso del aviso de caída, de 0 a 5 minutos. Para la web de un cliente con un hosting que hipa de vez en cuando, uno o dos minutos de espera quitan muchos avisos que se resuelven solos.
- Confirmación desde sondas en seis continentes (desde el plan Studio). Antes de avisar, otras sondas repartidas por Europa, Norteamérica, Sudamérica, Asia, Oceanía y África vuelven a comprobar la web. Si responde bien, no te molesta.
WatcherWolf no envía SMS ni hace llamadas. Si quieres que el móvil suene de verdad por la noche, para eso está el modo alarma de la app: una sirena con pantalla roja si la tienes abierta, o un aviso fijo que se repite cada 2 minutos hasta que pulsas «Entendido», hasta que la web vuelve o durante 30 minutos como mucho. Respeta un horario de silencio. Cómo montar todo esto con detalle lo tienes en cómo configurar alertas de monitoreo web.
¿Avisar al cliente de cada caída?
Depende del cliente. A un dueño de comercio no le hace ninguna gracia recibir «Web caída» a las 4:12 por un corte de dos minutos que ni ha notado, y al día siguiente te llama preocupado. Para él va mejor el informe y, si tiene muchos usuarios, una página de estado.
Al responsable técnico del cliente, en cambio, sí le interesa saberlo al momento. Para eso están los invitados: personas que reciben avisos e informes de un monitor sin tener cuenta en el panel, con baja en un clic. Según el plan puedes poner de 1 a 5 invitados por monitor.
Informes para clientes con tu marca
El informe es lo que el cliente ve de tu trabajo de mantenimiento. Si todo va bien, es la única prueba de que alguien mira.
- Semanal en todos los planes, con el día y la hora que elijas.
- Mensual desde Studio. Diario en Agency y Business, útil para clientes con tienda o con campañas en marcha.
- Marca blanca desde Studio: tu logo y tus colores en los informes que reciben los invitados.
¿Qué mira de verdad un cliente en ese informe? El porcentaje de disponibilidad, las caídas con su duración, cuándo caducan el certificado y el dominio, y si la web va más rápida o más lenta que el mes anterior. Si le añades dos líneas tuyas («este mes actualizamos el tema y la velocidad en móvil ha mejorado»), el informe deja de ser un PDF automático y pasa a explicar en qué se va su cuota.
Página de estado para clientes
Desde el plan Studio puedes publicar páginas de estado con tu logo, de hasta 12 monitores cada una. Encaja en clientes con muchos usuarios que preguntan a la vez: una academia online, una intranet, una tienda en plena campaña. En vez de veinte correos de «¿os funciona la web?», les pasas un enlace. Puedes ver cómo quedan en el índice público de páginas de estado.
Guardias: quién mira el móvil por la noche
Siendo freelance, la guardia eres tú y punto. En una agencia con tres o cuatro técnicos conviene repartirla, aunque sea con una norma sencilla:
- Una persona de guardia por semana, con el modo alarma activado y Telegram o la app con avisos de caída.
- El resto recibe las caídas en el canal del equipo, sin sonido, y se entera por la mañana.
- Un documento corto con los primeros pasos ante una caída: a qué hosting pertenece cada cliente, dónde están los accesos, a quién se avisa. Te sirve de base qué hacer cuando tu web se cae.
- Qué cubre la guardia, por escrito y firmado con el cliente. Si el contrato dice horario de oficina, no te comprometas por WhatsApp a contestar un domingo.
Cómo venderlo como mantenimiento
Vendida suelta, la vigilancia cuesta de explicar. Dentro de un plan de mantenimiento, en cambio, es lo que hace que el cliente vea el valor cada mes. Unas ideas que funcionan sin prometer lo que no puedes cumplir:
- Promete tiempos de respuesta, no un 100 %. Nadie controla el hosting al 100 %. Lo que sí controlas es cuánto tardas en enterarte y en ponerte con ello.
- Haz las cuentas del porcentaje con el cliente delante. Un 99,9 % al mes son unos 43 minutos de caída permitida (el 0,1 % de 43.200 minutos). Un 99 % ya son más de 7 horas. Es más fácil hablar de minutos que de nueves.
- Enséñale el primer informe antes de cerrar. Pon su web en prueba unos días y mándale el informe semanal con su nombre.
- Guarda el historial. En WatcherWolf el historial de cada web se guarda siempre; el plan decide cuánto se ve (Solo 3 meses, Studio 6 meses, Agency 1 año y Business 2 años). Cuando un cliente diga «la web siempre se cae», tendrás los datos.
Qué plan encaja según el número de webs
| Plan | Webs | Lo que cambia para una agencia |
|---|---|---|
| Solo | 15 | Freelance que empieza. Comprobación cada minuto, SSL, dominio, PageSpeed en móvil, informe semanal y todos los canales de aviso del equipo. Sin marca blanca. |
| Studio | 50 | Marca blanca, informe mensual, páginas de estado, confirmación desde las sondas de los seis continentes, Guardián, webhooks y n8n. Historial de 6 meses. |
| Agency | 150 | Lo de Studio más API REST y servidor MCP, informe diario y PageSpeed dos veces al día. Historial de 1 año. |
| Business | 300 | Lo de Agency con PageSpeed cuatro veces al día e historial completo. |
Si estás entre dos, cuenta las webs que tendrás dentro de un año, no las de hoy. Los precios actualizados están en la página de planes, y el detalle de cada función en /features.
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Preguntas frecuentes
¿Cuántas webs de clientes puedo vigilar con una sola cuenta?
En WatcherWolf, de 15 en el plan Solo a 300 en Business. Pasando de plan no pierdes nada: el historial se guarda siempre y al subir ves también el pasado.
¿El cliente necesita una cuenta para ver cómo va su web?
No. Puedes darlo de alta como invitado de sus monitores para que reciba avisos e informes por correo, o pasarle el enlace de una página de estado pública.
¿Puedo enviar los informes con el logo de mi agencia?
Sí, desde el plan Studio. Los informes que reciben tus invitados llevan tu logo y tus colores.
¿Cada cuánto hay que comprobar la web de un cliente?
Cada minuto para la disponibilidad. Con comprobaciones cada 5 minutos, una caída corta puede pasar sin que la veas, y una larga te llega más tarde que la queja del cliente.
¿Puedo traer los monitores que ya tengo en UptimeRobot?
Sí. La importación pide una API key de solo lectura de UptimeRobot y crea los monitores en tu cuenta; después solo tienes que ordenarlos en grupos por cliente.
